I Greve sætter de sammenspillet
uden for banen
i system
325.000 kroners restancer, opgaver mellem to stole og forvirrede medlemmer, forældre og trænere. I Greve Fodbold skifter de det ud, der forstyrrer det gode klubliv. Ikke med en 4-3-3 eller 3-5-2 - men med digitale hjælpemidler.
Det er det, der gør, at man kan bruge sin tid på noget andet Christina Cassone, Mikroleder, Greve Fodbold
”Jeg holder af hverdagen. Mest af alt holder jeg af hverdagen”.
Dan Turélls berømte ord, kan de fleste fodboldfolk formentlig relatere til, hvis man sætter dem i en fodboldmæssig kontekst. Den særlige lyd fra synkrone indersider og spændte snørebånd, der rammer bolden på det hele rette punkt, og suser videre til en holdkammerat eller ind i et blafrende net, kan have en ligefrem meditativ effekt på sjælen.
På den anden side af medaljen, vil de fleste formentlig gerne give kontingentrestancer, rod med spillercertifikater og besværlige fodboldsystemer, en højder med selvsamme, spændte snørebånd.
Når hverdagen rammer, kan det som - ofte frivillig - fodboldleder være vanskeligt, at se hen over en fyldt indbakke eller en syndflod af ’hvem’, ’hvor’ og ’hvordan’ spørgsmål.
I Greve Fodbold har de sat hverdagen på pause for en kort stund, og taget et skridt tilbage, for at gøre processerne smartere i klubben. Til gengæld håber og forventer de, at kunne tage to frem, når kontingentbetalinger på abonnement, e-mails i system og automatiske ventelister på fyldte hold, viser sit værd.
316 personer skylder klubben 325.000 kroner
Den alvorlige virkelighed er malet op med blinkende neonlamper på hjemmesiden. I Greve Fodbold har de besluttet sig for at tage et opgør med sløve betalere, manuelle processer og dårlig kommunikation.
De manglende kontingentbetalinger har mærkbare konsekvenser helt ude på grønsværen for spillerne. For uden kontingent – ingen fodbold.
Rykkerskrivelser, sure e-mails og trælse opkald trækker også store veksler på klubbens maskinrum, Administrationen, hvor der er brugt mange ressourcer på at tilbageerobre restancerne.
Vi har hidtil givet trænerne besked på, at de skal give besked til spillerne om, at de ikke har betalt kontingent. Det er ikke en fed post Betina Krarup, Kontingentopkræver, Greve Fodbold
Derfor tager de nu konsekvensen – et medlemskab i Greve Fodbold er fra forårssæsonen sat på abonnement. Klubbens medlemmer betaler fra 1. marts deres kontingent med et link, der sendes ud fra KlubOffice, og tilmelder sig i den forbindelse et abonnement, så kontingentet automatisk bliver trukket fra et betalingskort, når det er tid til at betale næste gang.
Det håber klubadministrator og kontingentopkræver, Betina Krarup, kan være den hjælpende, digitale hånd, der er brug for, til at få hele klubben til at betale kontingent til tiden.
"Vi glæder os til, at betalinger og påmindelser kommer til at køre automatisk næste gang medlemmerne skal betale kontingent," slutter Betina Krarup.
Presbolden - holdkortspærring
En af de særligt populære funktioner omkring den automatiske kontingentkørsel, er muligheden for at spærre spillere fra at komme på et holdkort i klubben.
Spærringen sættes automatisk, når den betalingsdato, som klubben definerer, overskrides.
Når medlemmet betaler sin restance, fjernes spærringen automatisk.
Trænere og holdledere kan, når de sætter holdkort i Fodbold app'en, se på den enkelte spiller, hvis der er en kontingentrestance.
Det fjerner således muligheden for at klikke spilleren ind på det elektroniske holdkort, og sikrer at de medlemmer, der spiller kampene, også har betalt kontingent. Se hvordan man slår restancespærring til her.
Kendsgerningerne efter seneste kontingentrunde. Billedet er fra Greve Fodbolds hjemmeside.
En glad kasserer kan 14 dage efter kontingenttrækning konstatere, at der ikke skal kæmpes for at hente restancer ind denne gang. Billedet er fra KlubOffice brugergruppen på Facebook, hvor der flittigt deles erfaringer og tips.
Stor effekt fra anden kontingentkørsel
Nye klubber med kontingentbetaling via KlubOffice, skal dog ikke forvente, at kunne feje restancer af banen med det samme. De fleste klubber må vente op til et halvt år - indtil næste betalingsdato - med for alvor at se resultaterne af indsatsen.
"Den første kontingentkørsel handler om, at få medlemmerne til at tilmelde sig et abonnement, lige som i fitnesscenteret eller bogklubben," fortæller projektleder på KlubOffice, Johnny Brincker.
Det gælder også i Greve Fodbold, hvor der lige nu bliver arbejdet på, at få alle med på kontingentabonnementer, så KlubOffice-maskinen kan klare arbejdet automatisk næste gang.
I det store hele oplever vi, at 90-95% af klubbernes medlemsbetalinger, kører automatisk Johnny Brincker, Projektleder, KlubOffice
Men når abonnementerne er oprettet, kan både klubbens administration, medlemmer og forældre, vinke farvel til ubehagelige rykkere og frustrerende tidsspild. Herfra ruller kontingentkronerne - med enkelte undtagelser - automatisk i klubkassen.
"Der vil altid være noget opfølgning på de medlemmer, der skifter betalingskort eller lignende. Men i det store hele oplever vi, at 90-95% af klubbernes medlemsbetalinger, kører automatisk," fortæller Johnny Brincker.
Fire trin til at komme i gang med automatisk kontingent
1. Aktiver 'online betaling' i KlubOffice.
2. Del klubbens medlemmer i afdelinger i en struktur, der passer til jeres klub.
3. Importer jeres kontoplan, og sæt indstillinger for KlubOffice økonomi.
4. Sæt automatisk kontingentbetaling på de enkelte afdelinger.
OBS: Der er flere muligheder for at få hjælp til at komme i gang, og dedikeret økonomi-support til at hjælpe med KlubOffice økonomi. Læs mere om klubkurser i 'KlubOffice opsætning og struktur' og 'KlubOffice økonomi' - i klubhuset eller online - her.
Det skal være så let for alle i klubben, så vi kan bruge tiden på fodbold, i stedet for på fodboldsystemer Christina Cassone, Mikroleder, Greve Fodbold
"velkommen til. jeg skal bede dig om.."
Der er klar tale og instrukser fra Mikroleder og Baneplanlægger, Christina Cassone, i den e-mail, der sendes til alle nye trænere i klubben. Ifølge hende selv, er det nok ikke helt tilfældigt, at det blev hende, hvor ”lillefingeren”, i form af en tjans som forældertræner på sønnens U12-hold, blev til ”hele armen” - først som holdleder og siden banebooking ansvarlig og mikroleder.
"Ja, jeg er jo nok lidt af en fan af kasser, planlægning og systemer," indrømmer Christina Cassone.
Men for Christina og Greve Fodbold, er det ikke systemer for systemernes skyld. Det handler om at spare dyrebar tid, som bedre kan bruges på banen end bag skærmen.
hvad? hvor? hvordan?
Tre på stribe og en forståelig klassiker, når nye trænere, forældre og medlemmer kommer til.
I stedet for at sende ad-hoc e-mails med træningstider, tilmelding til kampe og andet praktisk, har de i Greve Fodbold sat informationer og administration i system.
Nye medlemmer melder sig ind online, får flyttet deres spillercertifikat, betaler og tilmelder sig abonnement inden for få minutter. Når indmeldelsen er gennemført, bliver der automatisk sendt en velkomst e-mail med relevante informationer om det hold, som det nye medlem i klubben skal spille på.
Og de nye trænere? Ja, de skal også ind den "rigtige" vej. Derfor får de besked om, at bruge deres DBU-profil til at komme ind i klubben.
"Det er så meget lettere, at trænerne selv får oprettet sig, så vi har de rigtige oplysninger på dem," fortæller Christina Cassone.
Via 'Mit DBU' kan trænere anmode om at blive oprettet i en klub. På den måde undgår man forkerte oplysninger og dobbeltprofiler. Se hvordan det foregår her.
Sådan ser en af de skabeloner ud, der sendes til nye medlemmer i Greve Fodbold - og til trænere og frivillige med en anden tekst.
venteliste med stil
Som det er tilfældet i mange danske fodboldklubber, så er der også pres på banepladsen i Greve Fodbold. Derfor er der venteliste til en plads på flere af klubbens hold.
En hovedpine, der tidligere blev løst med et "ventehold" og Excel-lister. Men med indskiftningen af ’Venteliste’ i KlubOffice, har Christina Cassone fået en digital assistent til at holde snor i de medlemmer, der står på sidelinjen og venter på at blive skiftet ind på et hold i klubben.
Hvis der er fyldt op på et hold, så bliver indmeldelsen automatisk til en tilmelding til venteliste i stedet. Herfra er der overladt lige så lidt til tilfældighederne, som når nye medlemmer eller trænere kommer til.
Trænerne melder ind, når der er plads, og så åbner vi op for indmeldelser på de enkelte hold, så e-mails automatisk sendes til dem på ventelisten. Det fungerer rigtig godt Christina Cassone, Greve Fodbold
Sådan ser det ud på Greve Fodbolds hjemmeside. De hold, der er fyldt op, skifter automatisk til 'Tilmeld til venteliste'.
Se hvordan 'Venteliste' i KlubOffice fungerer
Om lidt bliver forårsturneringerne fløjtet i gang. Tusindvis af kampe, stævner og træninger kommer til at få fyldte fodboldanlæg til at summe de kommende måneder.
Den livlige aktivitet får også bolden til at rulle hurtigere i klubhusene, for frivillige, administrationer og bestyrelser.
I Greve Fodbold er de klar. Både til lyden af de synkrone indersider og spændte snørebånd inde på banen - og til at hjælpe medlemmer, trænere og frivillige uden for kridtstregerne.
Klar til hverdagen. Hverdagen med fodbold.
