Kulturministeren er bekymret for foreningslivet, der oplever stadig flere bureaukratiske byrder. I slutningen af april lovede Ane Halsboe-Jørgensen at forsøge at fjerne administrative benspænd:

”Foreningerne er rygraden i Danmark. De skaber fællesskaber, demokratisk dannelse, trivsel og livsglæde. Derfor bekymrer det mig, når jeg hører, at frivillige mister gejsten eller skræmmes væk af administrativt bøvl. De frivillige skal bruge tiden på det, de er gode til, og det, som de brænder for. Ikke administration af regler, som de ikke kan se den sunde fornuft i,” skrev hun i sin pressemeddelelse. 

Ministeren har derfor sat gang i en spørgeskemaundersøgelse med svarfrist 20. maj, og hun opfordrer foreningerne til at sende ministeriet en mail om benspænd med frist den 15. juni 2022.

At dømme ud fra den sønderlemmende kritik på et dialog- og netværksmøde for idrætsforeninger i København få dage efter ministerens udmelding, kandiderer Københavns Kommunes bookingsystem til listen med administrative benspænd.

Langsommeligt og uoverskueligt

Der var nemlig sved på panden hos alle klubber, der skulle søge indendørsfaciliteter for perioden 2022/24 senest 1. februar. Skudsmålet for det nye bookingsystem er, at det er meget kompliceret, arbejder utrolig langsomt og konstant er ’nede og søge i databasen’, brugerfladen er uoverskuelig på en almindelig computerskærm, en klub havde brugt 10 hele arbejdsdage på at taste hold ind, blandt andet fordi der ikke længere findes en kopifunktion.

Og mens klubberne på de enkelte anlæg tidligere aftalte en fordeling af tiderne, som kommunen godkendte, søger klubberne nu flere tider, end de har brug for af frygt for slet ikke at få træningstider. Og hvis man kommer til at lave en fejl, tager det tid at rette.

Tilmed ved klubberne stadig ikke, hvor meget de skal betale for banelejen for børn og unge, selv om man om kort tid bliver opkrævet betaling for årets første seks måneder.

Nu truer så en ny frist i horisonten, for senest 1. september 2022 skal klubber havde søgt om udendørstider for perioden 2022-2024.

BK Union: Fjerner glæden og lysten til at være frivillig

Tre fodboldklubber, som DBU København har talt med, oplever det nuværende bookingsystem i Københavns Kommune som ufleksibelt, langsomt og tidskrævende, hvilket går ud over motivationen blandt frivillige og ansatte i foreningerne. Det er en situation, som er uholdbar for alle parter – også kommunen, siger Bo Sten Hansen, der er formand i BK Union med 900 medlemmer fordelt på cirka 70 hold:

Når vi fodboldformænd mødes, så siger vi altid, at vi næsten ikke orker at være frivillige mere på grund af det administrative bøvl, vi har med Københavns Kommune. Og så tænker man, nå ja, men det er også en stor kommune. Men det burde ikke være sådan. Kommunen burde være medspiller – ikke modspiller. Bo Sten Hansen, formand i BK Union
Bo Sten Hansen Foto: Bo Sten Hansen - LinkedIn

”Jeg læste lige vejledningen igen til banebooking. Det er virkelig komplekst, og hvem er systemet målrettet til? Vi har en lønnet ansat til at hjælpe os, fordi vi ligger i et socialt udsat område. Men hvis jeg var frivillig og skulle have hjælp til bookingsystemet, er der telefontid mellem 10 og 12 i hverdagen. Hvem kan det, hvis man har et fuldtidsarbejde og er en helt almindelig frivillig, som jeg i øvrigt selv er?” siger Bo Sten Hansen.

Han fremhæver, at klubben tidligere fordelte udendørstiderne i samspil med klubberne i området uden problemer. Hvis klubben engang imellem ikke skulle bruge en tid, ringede man til naboklubben og sagde, at den var ledig, hvis de ville bruge den:

”Man hjalp hinanden. Sådan har det altid fungeret, indtil bookingsystemet kom til. I dag skal man afmelde tiden i systemet, så alle klubber i København kan søge om den ledige tid. Det er unødigt administrativt, og det fjerner glæden og lysten til at være frivillig.”

Vil hellere bruge tid på medlemmerne 
BK Union mener, at Københavns Kommune har to brændpunkter; Kløvermarken og Valby, hvor banemanglen er stor, og mange klubber skal deles om tiderne.

”Jeg kan godt forstå, hvis de har svært ved at fordele banerne ligeligt, så det skal sættes i system. Men set med mine øjne har kommunen med bookingsystemet forsøgt at løse et problem på to store anlæg, og så har man ramt alle andre. Ligesom klubberne på brændpunkterne også er blevet administrativt overbebyrdet, og kommunen selv er på overarbejde.”

”Vi har ikke noget ønske om, at ’vores’ baner ikke skal blive brugt. Vi har derimod et ønske om, at vi ikke skal bruge for meget administrationstid på det, men i stedet kan bruge tiden på at udvikle og sørge for, at børn og voksne kan spille fodbold. Jeg har været formand i 18 år og har endda en lønnet ansat, men jeg er lige ved at sige, at jeg ikke gider mere. Der er så mange ting, der går dårligt. Der er ingen service fra kommunens side. Vi er til for dem – og ikke omvendt, og reelt har jeg ikke forstået, hvorfor systemet overhovedet skal være der? Kommunen burde i stedet lægge fordelingen af banerne tillidsfuldt ud til klubberne,” siger Bo Sten Hansen.

BK Volvox: Baner står tomme
Mens de store klubber har travlt med at booke og afbooke tider til de mange hold, burde banebookingen være til at overse for Boldklubben Volvox med under 30 medlemmer fordelt på et 7-mandshold, 1 futsalhold, og et damehold, der for tiden ikke spiller kampe, men kun træner. Alligevel er bookingsystemet en svær størrelse, fortæller formand Jannik Hansen:

”Vi oplever ofte, at vi - især om vinteren - har få muligheder for at finde træningsbane med lys, som ikke ligger på ufordelagtige tidspunkter. Det er måske ikke helt uforståeligt, omend nok ikke helt retfærdigt, at man skal være en stor klub og mange spillere på holdet for at få de gode tider på anlæggene. Og mine spillere spørger, hvorfor vi ikke kan få en bedre bane på en hverdagsaften på et bedre tidpunkt.”

 

Vi kan ved selvsyn se tider, der ikke bliver brugt. Men vi kan ikke se hvilke klubber, der har dem - og kan således ikke ringe og lave en aftale med dem. Og så er der betalingen for bane-/haltider, der også gør, at sådan en aftale ville skabe rod, fordi det har en økonomisk dimension, så det må vi jo ikke. Men før i tiden kunne man som regel fint finde plads, og der var god stemning mellem mange af klubberne, og man hjalp hinanden Jannik Hansen, formand i BK Volvox

Højere priser på banelejen vil heller ikke løse problemet med overbooking af baner, for mens de store klubber nok skal finde pengene i deres budgetter, vil en klub som BK Volvox få ekstra problemer.

”Banelejen er allerede nu en belastning for vor økonomi, og hvis prisen stiger, vil vi skulle sætte kontingentet yderligere op, og så begynder vi at ligne de store klubber. Hvordan skal vi så forsvare, at vi spiller under ringere forhold på dårligere tider? Det kan vi ikke, så må vi lukke vor klub. For dem, der VIL spille fodbold, de går til den store klubber, og vi andre, som er i fodbold for sporten, kammeratskabet og vor lille klubs unikke sjæl, vil nok lægge støvlerne på hylden,” siger Jannik Hansen.

Hvorfor kan voksenhold vælge børnetider?

BK Volvox har flere gange oplevet, at de har booket en ledig tid i foreningsportalen, men ikke når at få svar, før selve banetiden er overstået.

”I princippet skal man kunne booke en bane, der er ledig, når som helst. Det fungerer bare ikke. Hvis man om tirsdagen booker en fredagstid, kan man sagtens først få svar mandagen efter, at de afviser ens bookning, fordi tiden er overskredet. Ja tak, det kan vi godt regne ud,” siger Volvox-formanden.

Endnu et mærkværdigt eksempel er, at den fine 8-mands-kunstgræsbane på Lykkebo Skole stod som ledig.

”Så klubben bookede tider, og vi glædede os over at have været heldige! Jeg havde booket i god tid, netop i håbet om at få gode tider. I mellemtiden leder jeg jo ikke efter flere tider. Men så fik jeg besked om, at vi var blevet afvist, fordi de tider er reserveret til U18-hold og yngre. Hvordan hulen skulle man vide det? Sådan noget er dumt, for vi har jo markeret, at det et seniorhold, vi vil booke til. Så hvorfor er det overhovedet muligt at booke til seniorhold i det tidsrum? Man spilder en masse tid,” siger Jannik Hansen.

I stedet fik BK Volvox tildelt en tid søndag kl. 17:30.

”Tror I, at det var en populær tid blandt klubbens medlemmer? Vi var med i vinterturneringen, og alle hjemmekampene spillede vi på denne tid. Det skabte en del frustration fra modstandere fra Sjælland, der af og til kom en times kørsel væk - søndag aften.”

Booke tider til højre og venstre?

Klubben har også et eksempel fra Kirkebjerg Skole, hvor klubber kunne booke banetid til fodbold hele vinteren, også onsdag klokken 18. Det lød næsten for godt til at være sandt. Formanden kiggede på Google Streetview, men kunne ikke rigtigt se banen, og kunne dengang kun finde billeder af noget anlægsarbejde vedrørende banen.”

”Da jeg så kommer derud, er der intet lysanlæg på banen, der muligvis har de rette mål, men har ’skolemål’, dvs. intet net, bare metalbarer - og ikke 7-mandsstørrelse. Så kampe ville vi ikke kunne spille, selv hvis der havde været lys. Det virker som om, at banen er lagt ind i databasen, fordi den hedder noget med fodbold.”

”Så hvad skal jeg gøre fremover? Bare booke baner og haltider til højre og venstre for at dække klubben ind? Så kan jeg afmelde dem, vi ikke skal bruge, men i mellemtiden holder vi så andre klubber som gidsler, for så kan de ikke booke banerne,” siger Jannik Hansen. 

Klubben bliver ofte spurgt om, hvorfor den ikke lægger sig ind under en større klub og derigennem måske få bedre forhold.

”Det er der flere grunde til; én af dem er økonomi. Vi har et meget lille budget og lægger meget lidt til side - i perioder slet ingenting, for målet er kun at drive fodboldklubben og gøre det så billigt, at alle kan være med. Vi har således studerende, arbejdsløse og udenlandske arbejdere, der arbejder her i en kortere periode, og vi har talt om muligheden for at have flygtninge med. Og bare se vores klubtrøjer. De er mindst 7 år gamle, måske 10, så vi bestemmer selv. Og vi har eksisteret siden 1989, så vi stopper ikke bare,” siger Jannik Hansen.  

Østerbro IF: Urimeligt over for frivillige

Cirka tre kilometer fra Boldklubben Volvox’ hjemmebane i Lersøparken holder Østerbro Idrætsforening til i Fælledparken. Klubben med 1200 medlemmer har en sekretær ansat, som også står for at booke baner. Det tog hende flere arbejdsdage at søge indendørstider, fortæller formanden Torben Friberg.

Det er ikke rimeligt, at frivillige skal bruge så meget tid på bookingsystemet, der er så svært at overskue. Man skal ikke sidde dagevis med det, for så laver man fejl hele tiden. Vi har vores sekretær til det. Men for klubber baseret på frivillige kan det være et problem. Og fordi du er god til at være træner, så er det ikke sikkert, at du kan finde ud af sådan et system. Det kan man ikke forlange af folk Torben Friberg, formand i Østerbro IF

Østerbro IF mener, at kommunen bør gøre bookingsystemet meget mere brugervenligt, så folk rimelig hurtigt kan finde ud af arbejde i det. Og det skal testes af klubberne først, så man sikrer, at det fungerer.

Klubben har i øvrigt forsøgt at rette sig efter kommunens anvisninger om kun at søge tider, som klubben vidste, den skulle bruge.

”Det er smart, for så betaler vi jo heller ikke for banen, når vi ikke bruger den, f.eks. når der er DHL Stafet i Fælledparken eller i sommerferien. Problemet er bare, at man ikke kan søge f.eks. en udendørstid i et halvt år, men skal søge den helårs. Men hvis der ikke er lys på banen, så kan man fra september ikke spille aftenkampe, fordi der ikke er lys nok. I stedet vil man ifølge kommunens anvisning skulle ind og søge banen i det bestemte tidsrum for hver enkelt uge, så længe der er lys om aftenen. Det er komplet uoverskueligt, når man har mange hold,” siger Torben Friberg.

I DGI Storkøbenhavn har idrætspolitisk konsulent Kasper Lund Kirkegaard skrevet de kritikpunkter op, som foreningerne kom med om bookingsystemet på sidste uges dialog- og netværksmøde. Ifølge ham kommer de mange klagepunkter i første omgang op på et styregruppemøde med henblik på at blive drøftet i fællesskab mellem DGI Storkøbenhavn, DIF og DBU København samt senere overleveret til Folkeoplysningsudvalget

Vi slutter hos kulturminister Ane Halsboe-Jørgensen og hendes opfordring til foreningslivet om at skrive til ministeriet om administrativt bøvl:

”Det er muligt, at vi ikke kan løse alle problemerne, men vi bliver nødt til at prøve alligevel. Første skridt er at finde ud af, hvor skoen trykker mest,” skriver kulturministeren i sin pressemeddelelse.   

For klubberne i København kan bookingsystemet være svaret på ministerens spørgsmål.

Hjælp kulturministeren og foreningsdanmark

Frist for de frivilliges spørgeskema er den 20. maj 2022. Find spørgeskema i dette link. 

Benspænds-mail: Frist den 15. juni 2022. Skriv til meldetbenspaend@kum.dk

 

Kort om bookingsystemet i Københavns Kommune

  • Foreninger skal søge tider på indendørs- og udendørsfaciliteter gældende for to år. Under Corona har udendørstiderne været forlænget til tre år.
  • Bookingsystemet skal gøre det lettere at administrere, at foreninger betaler korrekte for leje af baner, og de kan løbende afmelde banen på de enkelte dage, hvis de ikke bruger den.
    Baner kan ikke aflyse f.eks. resten af en sæson med bare et tryk; i stedet skal foreningen ind på hver enkel tid og aflyse.
  • Andre klubber kan søge de ledige tider.
  • Klubber kan ikke se billeder af faciliteterne, og ofte er selve beskrivelsen af anlægget mangelfuld, f.eks. om der er mål og lys på banen.
  • Hvis klubberne opdager at en bane ikke bliver brugt, kan de ikke selv se, hvem der har booket banen. De skal derfor kontakte kommunen på mail eller mellem 10 og 12 på hverdage. Tidligere vidste halinspektøren besked.
  • Når klubber søger tider, skal de fra start vælge hvilket hold, der skal spille på banen. Alligevel kan de booke tider til voksenhold før klokken 20, selv om tiderne burde være reserveret til børnehold. Derfor får de afslag, fordi tiden er forbeholdt børnehold.
  • Det er svært at få overblik i systemet, der også arbejder langsomt. Det øger risikoen for fejl.
    Selve søgebilledet er så bredt, at man ikke kan få vist hele billedet på en almindelig bærbar pc. Hvis man formindsker søgebilledet, kan man ikke læse, hvad der står i felterne.